Оптимізувати (дієслово) - одна з найвірніших ознак майстерності будь-якого програмного забезпечення.
Коли Microsoft Word - це мільярд сильних глобальних співробітників, що займаються продуктивністю праці, будь-яка ознака майстерності може перетворити вас на роялті. Навіть для узурпованих секунд, зекономлених за час роботи з текстовим процесором, ви безумовно станете королем або королевою свого маленького офісного куточка. Або економія часу Word Ninja з, як сказав мій друг Райан.
Якщо приховані функції Microsoft Word може зробити наше життя простішим, а оптимізація під наші повсякденні завдання повинна зробити його ще більш корисним. Один з наших читачів порівняв Слово з луком і стрілами. При правильному налаштуванні це може бути мисливська цибуля з лазерним прицілом!
Отже, перевірте кришку капота. Надягни комбінезон. Виведи гайковий ключ. Не лякайтеся змащування ліктем - десять налаштувань оптимізації Word дуже прості.
Надайте Microsoft Word необхідне місце для збереження файлів
Перевага: заощаджуйте час при відкритті документа.
Відкрийте новий документ і збережіть його першим. Це повинна бути типова звичка на одну секунду, якщо ви не хочете витрачати ще кілька зусиль на відновлення незбереженого файлу Word Використання кращого місця розташування допоможе вам зберегти будь-який файл одним клацанням миші. Встановіть місце збереження за замовчуванням прямо з коробки з цією простою зміною налаштувань.
Перейдіть до Файлу > Параметри.
Натисніть вкладку Зберегти і на правій панелі. Змініть розташування файлу за замовчуванням, ввівши точний шлях або вибравши потрібний диск/теку за допомогою кнопки «Перегляд».
Натисніть кнопку Гаразд, щоб зберегти і вийти.
Ви також можете встановити формат файлу за замовчуванням з Word Options. На тій же вкладці «Зберегти» перейдіть до розділу «Зберегти документи». Клацніть «Зберегти файли у цьому форматі» та виберіть потрібний файл (наприклад, * .rtf).
Натисніть кнопку Гаразд, щоб підтвердити і вийти.
Перемістіть «Зберегти як» на панель швидкого доступу
Перевага: Піднесіть кнопку «Зберегти як» ближче.
Збереження документів з іншою назвою є звичайним першим збереженням. Перехід до повного екрану «Файл» і потім до кнопки «Зберегти як» в кращому випадку дратує. Порятунок приходить у вигляді панелі швидкого доступу. Додайте кнопку «Зберегти як» на панель інструментів, і процес стане трохи швидшим.
Натисніть стрілку на панелі швидкого доступу. Розкрити до Більше команд.
На вкладці «Панель швидкого доступу» перейдіть до «Популярні команди», прокрутіть вниз до команди «Зберегти як» і клацніть, щоб додати її до правого стовпчика.
Звичайно, ви рятуєтеся від усього цього (каламбур), якщо ви просто використовуєте поєднання клавіш - F12.
Вимкнути вікно параметрів вставки
Перевага: прискорення процесу вирізання, копіювання та вставки.
Особисто мені подобається вставляти всі в Word як неформатований текст, а потім форматувати його відповідно до стилю абзацу. Маленькі кнопки параметрів вставки, які Word корисно відображає поруч з усім, що ми вставляємо, є дратівливим ударом по швидкості. Слово дозволяє нам відключити його. Якщо ви не хочете повністю його вимикати, натисніть ESC, коли він буде показано.
Щоб вимкнути вставку, перейдіть до «Файл» > «Параметри» > «Додаткові», прокрутіть вниз до розділу «Вирізати, скопіювати і вставити», зніміть позначку «Показати параметри вставки» під час вставлення вмісту, щоб вимкнути кнопку. Натисніть кнопку Гаразд, щоб зберегти і вийти.
Ви можете налаштувати параметри вирізання, копіювання, вставлення відповідно до своїх переваг. Налаштування у поєднанні з комбінаціями клавіш дозволяють виконувати більшість завдань.
Встановити типовий шрифт
Перевага: щось інше, ніж Calibri.
Microsoft Word 2013 відкривається з Calibri у розмірі 11. Є багато причин, щоб не використовувати шрифт у ваших документах. Це надмірне використання може бути однією з причин. Іншою практичною причиною може бути вічна вимога Times New Roman для багатьох публікацій. Якщо ваша вимога шрифту за замовчуванням відрізняється від Calibri, змініть його в Microsoft Office.
Виберіть будь-який текст у документі Word.
Перейдіть до розділу Стрічка > Головна > Група шрифтів. Клацніть стрілку вниз або натисніть CTRL + D, щоб відкрити діалогове вікно «Шрифт».
Виберіть шрифт, стиль шрифту і розмір, який ви хочете. Натисніть кнопку «Встановити за замовчуванням». З'явиться наступне діалогове вікно.
Виберіть Всі документи на основі шаблону Normal.dotm та натисніть кнопку Гаразд.
Зміни застосовуються до документів, створених за допомогою шаблону (наприклад, Normal.dotm). Більш ранні документи не зачіпаються.
Вимкнути підказки на екрані
Перевага: менше відволікає увагу на стрічці.
У міру просування двох версій Office до Microsoft 2016, стрічка повинна стати більш доброзичливою. Вам все ще потрібні маленькі підказки, які з'являються, коли ви наводите курсор на яку-небудь команду на стрічці? Досвідченому користувачеві може знадобитися ім'я команди, а не повний опис функції, який додається до неї. Розширені описи також можуть відображати зображення, поєднання клавіш та посилання на розділ довідки.
Параметри Word дають вам три варіанти налаштування за своїм смаком.
Перейдіть до Файла > Параметри > Загальні.
У розділі параметрів інтерфейсу користувача виберіть параметр «Не показувати підказки» у спливаючому списку «Стиль підказки».
Я вважаю за краще більш тонкі Не показувати описи функцій у підказках екрану. Спливаючі підказки, як і раніше, відображаються, але вони показують тільки назву команди і іноді поєднання клавіш.
Змініть шаблон Normal за своїм смаком
Перевага: позбавляє вас від повторюваних завдань з налаштування та форматування сторінок.
Шаблон Normal є типовим шаблоном для кожного нового документа, який ви відкриваєте. Параметри керують зовнішнім виглядом нового документа. Позбудьтеся повторюваних завдань форматування, налаштувавши новий налаштований шаблон або налаштувавши сам шаблон Normal.
Клацніть правою кнопкою миші на звичайному стилі на стрічці та перейдіть до «Змінити». Ось декілька параметрів, які ви можете застосувати.
- Змініть шрифт з параметрами форматування.
- Змінити лівий та правий відступи у параметрах абзацу («Формат» > «Абзац»). Крім того, встановіть кращі позиції табуляції.
- Також змініть міжрядковий інтервал та вимірювання до і після. Так і так далі, поки налаштування не стануть такими, як вам подобається.
Перш ніж натиснути OK і вийти, виберіть Новий документ на основі цього шаблону.
Примітка. Якщо файл Normal.dotm перейменовано, пошкоджено або переміщено, Word автоматично створює нову версію під час наступного запуску Word. Нова версія використовує типові початкові параметри. Нова версія не буде включати в себе будь-які налаштування, зроблені вами для версії, яку ви перейменували або перемістили. Це найшвидший обхідний шлях для «скидання» шаблону Normal до типового стану.
Змінити особисту інформацію у ваших документах
Перевага: зміна особистої інформації для професійних документів. Або використовуйте правильну назву для відстеження змін у коментарях Word.
Коли ви публікуєте документ Word, особиста інформація, така як ваше ім'я та поштова адреса, додається до документа. Word отримує його з інформації про встановлення Office. Наскільки ви знаєте, при встановленні своєї копії Office ви могли ввести ім'я, наприклад «Перевертень». Збережіть професійний етикет, змінивши назву на щось відповідне або повністю видаливши інформацію.
Інформація знаходиться в двох різних місцях серед опцій.
Скористайтеся пунктом меню «Файл» > «Параметри» > «Загальні» і виберіть пункт «Персоналізувати свою копію Microsoft Office».
Змініть поля Ім "я користувача та Ініціали на те, що ви бажаєте згадати. Ви також можете встановити позначку Завжди використовувати ці значення незалежно від входу в Office. Це гарантує, що ці параметри у діалоговому вікні використовуються, навіть якщо у вас інша назва для входу до OneDrive.
Будь-які зміни, які ви вносите до документів, позначаються цією назвою. Для деяких документів ви можете вказати іншу назву або позначення. Зробіть відповідні зміни у діалоговому вікні налаштування. Ви також можете отримати цей параметр у розділі «Додаткові параметри» команди «Відстеження змін».
Перейдіть на стрічку > Перегляд > Відстеження > Змінити параметри відстеження > Змінити ім'я користувача.
Крім того, перейдіть до пункту меню "Параметри" > "Додаткові" > "Прокрутити вниз" до Загальних ">" Поштова адреса "і перевірте або вилучіть адресу.
Вилучити всі сліди особистої інформації
Перевага: забезпечення конфіденційності шляхом видалення метаданих, які Microsoft Office зберігає автоматично.
Приховані метадані в документах Office включають ім'я всіх, хто працював над документом, дату створення документа, попередні версії документа, тривалість роботи над ним і навіть «можливі читання», наприклад, використання шаблонів Office. Це може бути потенційно ніяково, якщо ваш начальник знає, як використовувати це і зловить вас на брехні.
Інформація, що зберігається в Microsoft Office, відображається в меню «Файл» > «Інформація».
На щастя, Microsoft дає вам простий спосіб позбавити кожен файл від цього занепокоєння.
Перейдіть у меню «Файл» > «Параметри» > «Вибрати центр керування безпекою» > «Параметри керування безпекою» > «Параметри конфіденційності». Позначте пункт Вилучити особисті дані з властивостей файлу під час збереження.
Якщо він виділений сірим, як вказано вище, натисніть кнопку «Інспектор документів» і запустіть «Інспектор документів». Перевірте та видаліть всю особисту інформацію документа. Тепер ви зможете встановити позначки на попередньому кроці.
Примітка. Це налаштування файлу, а не постійне налаштування Microsoft Word. Вам доведеться пройти через кроки для кожного документа окремо.
Вимкнути захищений перегляд у Word
Перевага: на крок менше, щоб відкрити документ.
Захищений перегляд - це режим тільки для читання, який, як випливає з назви, призначений для захисту вашого комп'ютера від небезпечного документа, відправленого з будь-якого джерела. Наприклад, небезпечне вкладення Outlook. Якщо ви знаєте, що файл належить надійному джерелу і бажаєте редагувати, зберегти або роздрукувати файл, ви можете вийти з режиму захищеного перегляду, натиснувши Увімкнути редагування.
Але якщо всі ваші файли надходять з того ж безпечного джерела, що і файловий сервер компанії, ви можете відключити захист і прискорити робочий процес. Служба підтримки Microsoft має докладну сторінку захищеного перегляду. Короткий процес для відключення подання такий:
Перейдіть до Файлу > Параметри. Натисніть «Центр керування безпекою» > «Параметри центру керування безпекою».
Натисніть Захищений перегляд і зніміть всі три параметри, які буде показано тут.
Примітка. Якщо ви бажаєте залишити захищений перегляд увімкненим, але, як і раніше, вимкнути режим читання за замовчуванням, виберіть «Файл» > «Параметри» > «Основні» > «Зняти оцінку». Відкрити долучення електронної пошти та інші файли, що не редагуються в режимі читання.
Налаштування автоматичної прокрутки
Перевага: для читання довгих документів без допомоги рук.
Налаштуйте кнопку автоматичного прокручування одним клацанням на панелі швидкого доступу, щоб прискорити читання довгих документів.
Налаштуйте панель швидкого доступу, натиснувши стрілку вниз. Клацніть «Інші команди» > «Вибрати команди» > «Всі команди» та перейдіть до автоматичної прокрутки. Додайте його до команд панелі швидкого доступу праворуч. Натисніть кнопку Гаразд.
Команда Auto Scroll відображається у вигляді порожнього кружка на панелі швидкого доступу.
Щоб запустити автопрокрутку, натисніть порожній гурток. Вказівник миші змінюється на двоголову стрілку. Пересуньте курсор вгору або вниз. Відстань і напрямок руху миші контролюють швидкість, з якою відбувається прокрутка. Щоб вийти з режиму автоматичної прокрутки, натисніть кнопку миші або натисніть Esc.
Розкажіть нам ваші улюблені поради щодо оптимізації
Докладіть зусиль для оптимізації Microsoft Word і насолоджуйтеся виплатою з меншим розчаруванням при переході від одного документа до іншого. Кожен документ має свої вимоги, але ці базові налаштування повинні служити вам протягом тривалого часу.
Ми вже розглянули безліч налаштувань. Є такі геми, як керування перевіркою орфографії і граматики в різних словниках перевірити відомості про хитрощі, що дозволяють відключити роздратування Office. хитрощів, як відключити роздратування хитрощів, як відключити роздратування.
Що потрібно зробити для оптимізації, яка позбавила вас від випалки? Поділіться з нами нижче.
