Працювати з великою кількістю інформації в Excel буває складно. Численні рядки зливаються під час перегляду. Знайти щось у такому масиві практично нереально. Не кажучи вже про те, щоб редагувати таблицю або використовувати дані з неї. Але можна об'єднати позиції, розбити їх на окремі списки або зовсім «сховати». Розберіться, як зробити угруповання в Excel, щоб структурувати або приховувати ряди. Вони залишаться в документі, але будуть відображатися тільки тоді, коли ви на них натиснете. Так ви зможете спокійно попрацювати з необхідними комірками, не відволікаючись на характеристики, що не використовуються.
Як згрупувати об'єкти?
Ось як згрупувати дані в Excel:
- Позначте потрібні ряди.
- Щоб виділити безліч позицій, розташованих поруч, клацніть за першою та останньою категоріями в діапазоні із затиснутою клавішею Shift. Або «обведіть» їх курсором.
- Щоб охопити весь рядок або стовпчик у Excel, натисніть його номер або букву. Якщо ви збираєтеся групувати ряд 23, виберіть число «23» зліва, якщо стовпчик F - символ F над таблицею.
- Нев'язковий діапазон (комірки, які розташовуються далеко один від одного) зкомбінувати не можна.
- Після вибору категорій відкрийте розділ «Дані» нагорі вікна.
- Знайдіть панель «Структура».
- Натисніть маленьку чорну стрілочку біля кнопки «Групувати». Там буде потрібна опція.
- Якщо ви вибрали тільки рядки або тільки стовпчики, результат буде відразу.
- Під час роботи з прямокутною областю програма запитає, до чого застосовувати атрибут - до рядів або до колонок. Можна згрупувати і ті й інші. Але дані позиції доведеться об'єднувати окремо. Однак до групи потрапить не сам прямокутник, а всі ряди і стовпчики, що входять до нього.
Після закінчення цих маніпуляцій нагорі або ліворуч від робочої області Excel з'явиться лінія з піктограмою у вигляді мінуса. Це графічне позначення з "єднаних категорій. Промінь «охоплює» дані об'єкти і показує, де вони знаходяться.
Ви можете створювати складні комбінації, вкладені один в одного.
- Додайте нову групу до існуючої групи. Просто виділіть будь-які рядки або стовпчики, які вже знаходяться в ній, і натисніть кнопку «Групувати».
- Поруч з «головним» променем з'явиться інший - поменше. Вгорі ліворуч від робочої області відображаються цифри. Це рівні. Перший позначає батьківську структуру, другий - вкладену і так далі.
- Можна створити максимум вісім рівнів.
Як сховати згруповані об'єкти?
Ось як групувати в Excel і приховувати об'єкти:
- Об'єднайте якісь рядки.
- Зліва від них з'явиться промінь з «мінусом» на початку.
- Натисніть кнопку з мінусом. Вона перетвориться на плюс. І ці ряди згорнуться.
- Щоб розгорнути їх, знову клікніть на початок променя.
Є ще один спосіб.
- Якщо ви створили численні угруповання Excel з великою кількістю структур, ліворуч з'являться числа.
- Припустимо, у вас сім рівнів груп. Клікніть на цифру «3». Четвертий, п'ятий, шостий і сьомий підрівні згорнуться.
- Щоб розкрити список, клацніть на його номер.
- Якщо ви натиснете на цифру «1», скриються всі об'єднані позиції.
Також це можна зробити на панелі керування, на якій знаходиться кнопка «Групувати»:
- Поставте курсор-комірку в якусь групу.
- Знайдіть у розділі «Структура» кнопки «Відобразити деталі» та «Приховати деталі». Якщо ви клацнете на першу, категорія розгорнеться, якщо на другу - згорнеться.
Як прибрати угруповання?
Ось ви розібралися, як згрупувати рядки в Excel, і випробували це на практиці. Але як тепер прибрати створені комбінації, щоб таблиця виглядала нормально, і відображався весь текст? Просто слідуйте інструкції.
- Виділіть скомбіновані категорії.
- На панелі «Структура» натисніть «Розгрупувати».
- Якщо ви позначите лише один рядок, його буде виключено з групи. А категорія, в якій він перебував, розділиться надвоє.
- Щоб забрати всі комбінації, клацніть «Видалити структуру». Вони зникнуть з документа.
Проміжний підсумок
Можна групувати колонки за допомогою спеціальної функції Excel «Проміжний підсумок». Вона створює структури і підраховує значення всередині їх. Розберемося на прикладі.
- Припустимо, в таблиці, в якій знаходяться дані з продажу костюмів, є стовпці «Найменування товару», «Розмір», «Кількість на складі» і «Ціна».
- Відсортуйте пункти у сітці за назвою товару. Наприклад, в рядки 2-13 забийте інформацію по категорії «Сірі піджаки», в 14-27 - «Білі сорочки» тощо.
- Виділіть всі стовпчики.
- У меню «Дані» на панелі «Структура» клацніть «Проміжний результат». Відкриється вікно з кількома полями.
- Відкрийте спадний список «Під час кожної зміни в». Там будуть всі ваші категорії. Виберіть «Найменування товару». Так система об'єднає всі рядки з однаковими назвами. Якщо ви все відсортували, будуть групи «Піджаки», «Сорочки» і так далі.
- У розділі «Додати підсумки» поставте галочку в «На складі».
- У списку «Операція» виберіть «Сума».
- Натисніть «OK».
- Інформація буде поділена на групу за категоріями «Найменування». Під кожною структурою з'явиться підрахунок: загальна кількість того чи іншого товару на складі.
- Якщо ви позначите в області «Додати підсумки по», наприклад, ціну, Excel вкаже окремо вартість піджаків і сорочок.
- Так можна підрахувати кількість якихось позицій, середнє арифметичне, похідне, зміщене відхилення і навіть дисперсію. Всі функції доступні у спадному списку «Операція».
- Щоб позбутися цих структур, у вікні «Проміжні підсумки» натисніть «Прибрати все».
У Excel можна групувати ряди і колонки, об'єднувати їх у різні категорії, створювати вкладені списки. Також є функція розрахунку проміжних підсумків.
А ви коли-небудь користувалися цією опцією?
