Основним призначенням цієї програми є створення і робота з базами даних, які можуть бути підв'язані як під дрібні проекти, так і під великий бізнес. З її допомогою вам буде зручно керувати даними, редагувати і зберігати інформацію.
Програма пакета Microsoft Office - Access - працює для роботи з базами даних
Створення нової бази даних
Звичайно, перед початком роботи вам потрібно створити або відкрити вже існуючу базу даних.
Відкрийте програму та перейдіть до головного меню, натиснувши «Файл», а там виберіть «Створити». Створюючи нову базу, вам на вибір буде представлена порожня сторінка, яка матиме в собі одну таблицю або ж веб-база даних, що дозволяє вам користуватися вбудованими інструментами програми для, наприклад, ваших публікацій в інтернеті.
Крім того, для максимального спрощення створення нової бази, користувачеві на вибір надані шаблони, що дозволяють створити базу, орієнтовану на конкретне завдання. Це, між іншим, може допомогти вам швидко створити необхідну форму таблицю, не налаштовуючи все вручну.
Наповнення бази даних
Створивши базу, необхідно її заповнити відповідною інформацією, структуру якої варто заздалегідь продумати, адже функціональність програми дозволяє оформляти дані в декількох формах:
- Зараз найзручнішим і поширеним видом структуризації інформації є таблиця. За своїми можливостями і виглядом, таблиці в Access не сильно відрізняються від таких же в Excel, що, в свою чергу, значно спрощує перенесення даних з однієї програми в іншу.
- Другим способом внесення інформації є форми, вони чимось схожі на таблиці, однак, забезпечують більш наочне відображення даних.
- Для підрахунку і виводу інформації з вашої бази передбачено звіти, які дозволять вам проаналізувати і вирахувати, наприклад, ваші доходи або кількість контрагентів, з якими ви працюєте. Вони дуже гнучкі і дозволяють робити будь-які розрахунки, залежно від внесених даних.
- Отримання та сортування нових даних у програмі здійснюється за допомогою запитів. За допомогою цього пункту ви зможете знайти певні дані серед декількох таблиць, а також створити або оновити дані.
Всі перераховані вище функції знаходяться на панелі інструментів, на вкладці «Створення». Там ви можете вибрати який саме елемент бажаєте створити, а потім, у «Конструкторі», налаштувати його під себе.
Створення бази даних та імпортування інформації
Створюючи нову базу даних, єдиним, що ви побачите, буде порожня таблиця. Ви можете зайнятися її заповненням вручну або наповнити копіюючи необхідну інформацію з інтернету. Зверніть увагу, що кожна частина інформації повинна бути розміщена в окремому стовпчику, а кожен запис мати особистий рядок. До речі, колонки можна перейменувати, щоб краще орієнтуватися в їх вмістом.
Якщо ж вся необхідна інформація знаходиться в іншій програмі або джерелі, програма дозволяє налаштувати імпортування даних.
Всі параметри імпортування знаходяться в окремій панелі керування вкладці, яка називається «Зовнішні дані». Тут, в області «Імпорт та зв'язок», перелічені доступні формати, серед яких документи Excel, Access, текстові та XML-файли, інтернет-сторінки, теки Outlook тощо. Вибравши потрібний формат, з якого буде перенесено інформацію, вам слід вказати шлях до розташування файла. Якщо ж вона розміщена на будь-якому сервері, програма вимагатиме від вас ввести адресу сервера. У міру імпорту ви зіткнетеся з різними параметрами, які призначені для коректного перенесення даних в Access. Дотримуйтеся інструкцій програми.
Основні ключі та взаємозв'язки таблиць
Під час створення таблиці програма автоматично наділяє кожен запис унікальним ключем. Типовим значенням є стовпчик назв, який розширюється, у міру внесення нових даних. Саме ця колонка і є первинним ключем. Крім таких, основних ключів, база даних також може містити поля, пов'язані з інформацією, що міститься в іншій таблиці.
Наприклад, у вас є дві таблиці, що містять взаємопов'язану інформацію. Наприклад, вони називаються «День» і «План». Вибравши поле «Понеділок» у першій таблиці, ви зможете зв'язати його з будь-яким полем у таблиці «План» і при наведенні курсора на одне з цих полів, ви побачите інформацію та пов'язані комірки.
Подібні взаємозв'язки полегшать читаність вашої бази даних і напевно збільшать її зручність і ефективність.
Щоб створити взаємозв'язок, перейдіть на вкладку «Робота з базами даних» та в області «Відносини» виберіть «Схема даних». У діалоговому вікні ви побачите всі бази даних, що обробляються. Зверніть вашу увагу на те, що в базах даних повинні бути спеціальні поля, призначені для зовнішніх ключів. На нашому прикладі, якщо у другій таблиці ви хочете відобразити день тижня або число, залиште порожнє поле, назвавши його «День». Також налаштуйте формат полів, оскільки він повинен бути однаковим для обох таблиць.
Потім, відкривши дві таблиці, перетягніть поле, яке ви хочете зв'язати, в спеціально приготовлене поле для зовнішнього ключа. З'явиться вікно «Зміна зв'язків», в якому ви побачите окремо виділені поля. Щоб змінити дані в обох зв'язаних полях і таблицях, поставте галочку навпроти «Забезпечення цілісності даних».
Створення та види запитів
Запит є дією в програмі, завдяки якій користувач може редагувати або вносити інформацію в базу даних. Фактично запити діляться на 2 види:
- Вибірковий запити, завдяки яким програма дістає певну інформацію і робить по ній розрахунки.
- Запити дії, які додають інформацію до бази або вилучають її.
Вибравши «Майстер запитів» у вкладці «Створення», програма проведе процес створення певного типу запиту. Дотримуйтесь інструкцій.
Запити можуть значно допомогти вам упорядкувати дані і завжди звертатися до конкретної інформації.
Наприклад, ви можете створити вибраний запит за певними параметрами. Якщо ви хочете побачити інформацію щодо певної дати або дня таблиці «День» за весь проміжок часу, ви можете налаштувати подібний запит. Виберіть «Конструктор запитів», а в ньому вам потрібну таблицю. За замовчуванням запит буде вибраним, це стає зрозумілим, якщо глянути на панель інструментів з виділеною там кнопкою «Вибірка». Для того щоб програма шукала саме ту дату або день, який вам потрібен, знайдіть рядок «Умова відбору» і введіть туди фразу [який день?]. Запам'ятайте, запит повинен бути поміщений у квадратні дужки [] і закінчуватися на знак питання або на двокрапку.
Це лише один з варіантів використання запитів. Насправді, з їх допомогою також можна створювати нові таблиці, відбирати дані за критеріями тощо.
Налаштування та використання форм
Завдяки застосуванню форм користувач зможе легко переглядати інформацію по кожному полю і переключатися між існуючими записами. При тривалих вводах інформації використання форм спрощує роботу з даними.
Відкрийте вкладку «Створення» і знайдіть пункт «Форма», натиснувши на який з'явиться стандартна форма, заснована на даних вашої таблиці. Поля, що з'явилися з інформацією, піддаються всіляким змінам, включаючи висоту, ширину тощо. Зауважте, що якщо у наведеній таблиці присутні взаємозв "язки, ви побачите їх і зможете переналаштувати у цьому ж вікні. У нижній частині програми ви побачите стрілки, які дозволять послідовно відкривати кожен стовпчик вашої таблиці або ж відразу переміститися на перший і останній. Тепер кожна з них є окремим записом, поля якого ви можете налаштувати, клацнувши на кнопку «Додати поля». Змінені і внесені таким чином відомості відображаються в таблиці і в усіх приєднаних до неї таблицях. Після налаштування форми, необхідно зберегти її, натиснувши комбінацію клавіш «Ctrl + S».
Створення звіту
Основним призначенням звітів є надання користувачеві загального зведення по таблиці. Звіт можна створити абсолютно будь-який, залежно від даних.
Програма дає вам вибрати тип звіту, надавши декілька на вибір:
- Звіт - буде створено автовідрахунок, що використовуватиме всю надану в таблиці інформацію, однак дані не будуть згруповані.
- Порожній звіт - не заповнена форма, дані для якої ви зможете вибрати самі з необхідних полів.
- Майстер звітів - допоможе вам пройти процес створення звіту і проведе угруповання і форматування даних.
У порожній звіт ви можете додати, вилучити або редагувати поля, наповнюючи їх необхідною інформацією, створювати спеціальні групи, які допоможуть відокремити певні дані від інших і багато іншого.
Вище наведено всі ази, які допоможуть вам впоратися і налаштувати під себе програму Access, однак її функціональність досить широка і передбачає більш тонке налаштування розглянутих тут функцій.
