Сервіс Google Drive надає користувачам можливість доступу до низки корисних інструментів, які дозволяють створювати і редагувати різноманітні елементи, включаючи документи, таблиці та презентації.
Завдяки функціоналу сервісу Google Drive можна створювати і редагувати таблиці.
Існує п'ять типів файлів, які можна створити за допомогою цього сервісу:
- Документи. Для створення листів, листівок, звітів та інших текстових компонентів (те саме, що й документи Microsoft Word).
- Таблиці. Для зберігання та організації інформації (те саме, що й документи Microsoft Excel).
- Презентації. Для створення слайд-шоу (як у презентаціях Microsoft PowerPoint).
- Форми. Для збору та організації даних.
- Креслення. Для створення простої векторної графіки або схем.
Процес створення нових файлів є однаковим для всіх видимих типів. Давайте з'ясуємо, як це робиться.
Створення нового файла Google Drive
Робота в Google Drive здійснюється через ваш власний аккаунт Гугл, тому він повинен бути у вас в наявності. Відкрийте цей сервіс (для цього потрібно набрати drive.google.com в адресному рядку свого переглядача) і натисніть кнопку New (Новий). Це синя кнопка у верхньому лівому куті вікна. Потім виберіть тип елемента, який ви хочете створити.
Якщо вам потрібно створити таблицю, виберіть Google Sheets (Таблиці Гугл).
У новій вкладці вашого переглядача з "явиться новий компонент. Знайдіть напис Untitled spreadsheet (Безіменна таблиця) у верхньому лівому куті вікна. Натисніть цю кнопку, щоб змінити назву новоствореного елемента. Введіть нову назву і натисніть Enter, щоб підтвердити зміни.
Тепер таблиця знаходиться у вашому акаунті Гугл і ви можете отримати до неї доступ в будь-який момент. Щоб відкрити документ, достатньо зайти в основний розділ сервісу і зробити подвійне клацання мишею на потрібному компоненті. Ось і все, документ створений і ви можете працювати з ним, додаючи необхідні дані в комірки таблиці.
ВАЖЛИВО. Кнопка «Зберегти» в Google Docs відсутня, збереження даних буде виконуватися автоматично при внесенні змін.
Використання готових шаблонів
Шаблон - це попередньо структурована розмітка, яку ви можете використовувати, щоб швидко створювати нові документи. Зазвичай він містить форматування і стиль, тому ви можете заощадити багато часу при створенні нового проекту. Більшість шаблонів створені спеціально, щоб допомогти вам працювати з окремими типами компонентів. Наприклад, ви можете використовувати таку можливість, щоб швидко створити резюме або інформаційний бюлетень.
Велику кількість шаблонів ви можете знайти в бібліотеці Гугл під назвою Google Drive Template Gallery. Вона розташована за адресою drive.google.com/templates. Щоб скористатися шаблоном, зробіть наступне:
- Зайдіть за вищевказаною адресою.
- Ви побачите шаблони, розбиті за категоріями.
- Виберіть той, що вам підходить або який ви хочете розглянути ближче. Натисніть цю кнопку.
- Буде створено новий компонент, що містить цей шаблон. Ви можете відразу почати з ним працювати, заповнюючи його власною інформацією зі збереженням форматування, встановленого для цього файла.
- Не забудьте змінити назву елемента на власну.
Створення копії потрібного файлу
Можна створити копію будь-якого файлу, щоб використовувати його дані або форматування для іншого блоку інформації. Для цього:
- Відкрийте головну сторінку Гугл Докс.
- Виберіть елемент, який ви хочете скопіювати, натиснувши його подвійне клацання.
- У верхньому меню виберіть File - Make a copy (Зробити копію).
- З "явиться діалогове вікно, у якому вам буде запропоновано вказати назву нового елемента і теку, в якій ви бажаєте його зберегти.
- Далі можна працювати з цим документом, як з окремим елементом.
Завантаження копії файла на комп'ютер
- Відкрийте головну сторінку Гугл Докс.
- Відкрийте потрібний елемент за допомогою подвійного клацання.
- У верхньому меню виберіть File - Download as (Звантажити як).
- Спаде ще одне вікно, у якому ви можете обрати тип елемента, у вигляді якого ви хочете завантажити поточний документ. Це може бути формат Microsoft Word і ряд інших форматів. Для таблиці Гугл найкраще підійде формат Microsoft Excel (.xlsx).
- Файл завантажується на ваш комп'ютер. Ви можете відкрити його і працювати з ним звичайним чином. Якщо необхідно, ви можете знову завантажити його на сервер за допомогою простого перетягування мишкою з теки у вікно переглядача.
Параметри Google Docs
Ви можете налаштувати ряд функцій для кожного компонента Гугл Докс, включаючи таблиці. Можливі наступні параметри:
- Share (Спільний доступ). Ви можете вказати людей, які також зможуть працювати з зазначеними даними. Для цього відкрийте потрібний компонент і виберіть File - Share (Спільний доступ). З'явиться вікно, де ви можете вказати правила доступу, а також конкретних людей, які отримають доступ до даних.
- Add to my drive (Додати на Мій диск). Якщо ви отримаєте доступ до інформації іншої людини на Гугл Докс, ви можете скористатися цим параметром, щоб зберегти дані також і на своєму диску.
- File - See revision history (Переглянути історію змін). Дозволяє побачити, які зміни вносилися в таблиці та інші документи вами та іншими користувачами.
Ув'язнення
Сервіс Google Drive є дуже зручним інструментом використання файлів, забезпечуючи доступ до них з будь-якого місця, де є інтернет. При цьому ваша робота зберігається автоматично. А можливість спільного використання та редагування інформації робить цей сервіс незамінним додатком для колективної роботи.
Що важливо, сервіс Гугл Докс є абсолютно безкоштовним для всіх користувачів, тому ви можете пропонувати дані для спільного використання не тільки колегам, але і родичам і друзям.
