Як перетворити файл Excel на PDF і навпаки - способи, навіщо це потрібно

У програмі Microsoft Office Excel користувачі можуть працювати з електронними таблицями. Вони є сіткою комірок, які містять інформацію. Крім заповнення книжки Excel, можна виконувати різні математичні операції, створювати візуальні діаграми та вставляти інші елементи. Програма також працює з даними з інших джерел і баз даних, а результат користувач може зберегти в одному з декількох популярних форматів.

Розглядаємо різні варіанти конвертації файлів

Збереження файлу Excel в PDF найчастіше використовується в двох випадках - коли документ потрібно передати:

• Друкарня для друку;
• Іншому користувачеві - інформацію потрібно надати в більш простому вигляді, а файл не повинен бути редагованим.

Крім того, PDF-файли можуть бути відкриті на будь-якому комп'ютері, навіть якщо на ньому не встановлено Excel тієї чи іншої версії. Перетворення документа в інший формат можна зробити кількома способами. До них належить використання можливостей Екселя - ця функція вперше з'явилася у версії 2010 року.

Залишаються і зворотні ситуації - коли PDF-файл необхідно перетворити на Excel. Наприклад, у випадку, коли колега надсилає вам дані з недавнього звіту або проекту, або ви завантажили файл, автор якого хотів зробити читання більш простим або приховати формули Excel. У будь-якому випадку, якщо вам потрібно працювати з документом і вносити зміни, його доведеться перевести з PDF в XLS.

Як перекласти Excel у PDF

Структура таблиці в Екселі досить складна. Редаговані комірки містять не тільки звичайну інформацію, а й формули, зовнішні посилання та графічні елементи. Цей фактор ускладнює обіг документів у програмі.

Щоб збільшити ймовірність, що інший користувач зможе відкрити та прочитати документ, можна перевести його в PDF. Це також зручно в тому випадку, коли потрібно приховати від сторонніх людей формули, за якими були розраховані ті чи інші показники в комірках книги. Перш ніж надіслати файл поштою або додати його до загального доступу, зробіть конвертацію у PDF одним із способів:

1. За допомогою вбудованих в Ексель функцій;
2. Через офіційну надбудову від Майкрософта;
3. З використанням онлайн-сервісів;
4. У завантаженій програмі.

PDF-файл, який ви отримуєте у будь-якому способі, відрізняється цілісною структурою. Він може бути відкритий на будь-якому, в тому числі мобільному, пристрої, а також не може бути редагований читачем. Такий файл не містить посилань на сторонні ресурси і формули розрахунку.

Як перевести Excel в PDF у самому редакторі

Для використання цього способу вам не доведеться шукати сторонні сервіси - онлайн або скачувані. Все робиться в Екселі:

1. Виділіть комірки таблиці, які бажаєте перетворити на PDF, або перейдіть до наступних кроків, якщо бажаєте перетворити весь аркуш (врахуйте, що документ можна повернути назад - це не так просто, але вся структура збережеться);
2. Клацніть «Файл»;
3. Виберіть «Експорт»;
4. В Ексель 2010 клацніть «Зберегти як», у новіших версіях спочатку вкажіть розташування та назву;
5. У списку форматів виберіть PDF;
6. Щоб налаштувати майбутній документ, натисніть «Параметри» - ви можете встановити діапазон сторінок, які буде конвертовано, вибрати лише конкретні комірки, активний аркуш або всю книгу;
7. Виберіть метод оптимізації - для невеликих файлів підійде «Стандартний», тоді як для великих доведеться змінювати параметри;
8. Назвіть файл і збережіть його - він відразу ж відкриється за замовчуванням;
9. Якщо документ не відкрився, можливо, ваш комп'ютер не підтримує читання PDF - встановіть відповідну програму і перевірте, чи коректно все завантажилося;
10. Якщо потрібно зробити зміни, внесіть їх у документ-вихідник Ексель, після чого конвертуйте його знову.

Під час збереження можна встановити додаткові параметри

Як перевести Excel в PDF за допомогою офіційної надбудови для редактора

Цей спосіб підходить для тих випадків, коли Ексель не дозволяє конвертувати, оскільки у встановленій версії немає такої можливості. Обмежити можна, встановивши спеціальну надбудову (плагін), яка називається «Save as PDF and XPS». Ви можете завантажити функціонал з офіційного сайту Microsoft - це безкоштовно.

Для самого перекладу потрібно:

1. Після встановлення плагіну в головному меню Екселя з'явиться поле «Створити PDF/XPS» у розділі «Зберегти» - виберіть PDF-формат і назвіть документ;
2. Збережіть цей файл у потрібний каталог на комп'ютері.

Щоб працювати з функцією, скористайтеся можливостями виділення комірок або збереження цілої сторінки або аркуша, описаних у минулому способі.

Залежно від версії Офісу пункти меню можуть трохи відрізнятися

Як перевести Excel в PDF за допомогою онлайн-сервісів

В інтернеті існує велика кількість конвертерів, які дозволяють за кілька кліків перетворити XLS на PDF. Більшість з них роблять це безкоштовно або пропонують користувачеві демонстраційний режим. Для конвертації зазвичай потрібно:

1. Завантажити документ у систему сервісу;
2. Вибрати формат, до якого буде перекладено документ, якщо доступно декілька;
3. Запустити конвертацію;
4. Завантажити файл у форматі PDF на свій комп'ютер.

Всі сервіси мають схожий функціонал, але рекомендується вибирати перевірені, щоб на комп'ютер не потрапили віруси. Тим не менш спосіб не рекомендований, якщо є можливість виконати конвертацію безпосередньо в Ексель. Це складніше і довше, а деякі служби дають обмежені можливості або просять заплатити за перетворення.

Один з багатьох прикладів онлайн-інструментів

Як перекласти Excel у PDF за допомогою сторонніх програм

Як і онлайн-сервіси, такі програми дозволяють зробити перетворення, не використовуючи функціонал Екселя. Це потрібно в тих випадках, коли версія редактора не дозволяє виконати в ньому процес. Програми працюють за принципом віртуального принтера - вони приймають ваш файл «до друку», але замість видачі паперового документа зберігають його в іншу директорію. Під час процесу можна змінити формат, у тому числі XLS у PDF.

Одна з найкращих програм для перетворення поза Екселем - Універсальний Конвертер Документів. Він додає до головного меню редактора декілька функцій у вигляді «гарячих» клавіш, щоб простіше зберігати файл в іншому форматі. Встановивши Універсальний Конвертер, ви зможете за пару натискань перевести документ Ексель в PDF:

1. Перейдіть на панель інструментів Конвертера:
2. Виберіть «Конвертувати в PDF» (Convert to PDF);
3. Вкажіть назву та розташування файлу, збережіть його.

Цей спосіб, як і у випадку з онлайн-сервісами, рекомендований для тих версій Ексель, в яких неможливо виконати конвертацію з використанням вбудованих функцій.

Універсальний Конвертер Документів вбудовується у програму

Як розмістити весь аркуш Excel на одній сторінці PDF

Якщо вам потрібно зробити так, щоб один аркуш книги Ексель займав одну сторінку в PDF і при цьому відображався коректно:

1. Відкрийте «Розмітка сторінки» в Екселі, клацніть на стрілці, яка відкриває додаткові параметри (значок у правому нижньому куті області «Параметри сторінки»);
2. Активуйте команду «Розмістити не більше ніж на» і вкажіть кількість сторінок, що дорівнює одиниці;
3. Клацніть «OK», надрукуйте файл у PDF, використовуючи функції екселя, додатковий плагін або універсальний конвертер документів.

Підігнати документ під формат аркуша дуже просто

Як масово перекладати файли Excel у PDF

Якщо ви регулярно створюєте велику кількість документів XLS, які потрібно перекладати в PDF, це можна зробити за допомогою автоматичної функції. Вона буде робити роботу швидше, а вам не доведеться робити всі дії вручну.

Така можливість є в Універсальному Конвертері Документів. Для її активації потрібно зробити налаштування:

1. При збереженні документа виберіть програму серед принтерів;
2. Клацніть «Змінити параметри»;
3. У параметрах підсумкового документа вкажіть PDF-файл;
4. Для початку пакетної конвертації натисніть «Старт»;
5. Нинішній і наступні документи будуть зберігатися в потрібному вигляді - це можна скасувати в тих же налаштуваннях.

Ви також можете використовувати програму Folder Mill, яка здатна працювати з великою кількістю файлів різних форматів, що надходять із зовнішніх джерел. Вона створювалася для того, щоб спростити роботу співробітникам компаній, яким доводилося конвертувати все вручну. Використовуйте Folder Mill - у налаштуваннях вкажіть, щоб файли перетворювалися на PDF, після чого почнеться автоматична конвертація.

Додаток актуальний при великій кількості конвертованих документів

Як захистити отриманий PDF-файл паролем

Захист від доступу без відповідного коду потрібен для того, щоб запобігти читанню файлу сторонніми особами. Найпростіший спосіб зробити це - також використовувати Універсальний Конвертер Документів. Для активації захисту потрібно:

1. Відкрити потрібний документ у форматі XLS Excel;
2. Клацніть «Друк», виберіть Універсальний конвертер як принтер і виберіть «Властивості»;
3. Налаштуйте функцію так, щоб вихідний документ був у PDF - це робиться у «Формат файлу»;
4. В області «PDF Standart» вкажіть «Захист паролем» і введіть секретний код;
5. Якщо пізніше вам знадобиться додати в запароний документ сторінки, не змінюйте сам секретний код (якщо файл спочатку не мав захисту, не встановлюйте її на нові сторінки);
6. Клацніть «OK», надрукуйте документ Ексель як PDF за допомогою конвертера.

Як перекласти PDF у Excel

Зворотні ситуації, коли потрібно перетворити PDF на Excel, трапляються, якщо вам надіслали файл, автор якого не врахував, що ви захочете виконати редагування. Крім того, документи PDF нерідко є єдиним доступним форматом при скачуванні різних таблиць з розцінками компаній. Вони розраховані на те, що файл буде доступний в будь-якій системі, навіть якщо на пристрої немає Excel.

На відміну від первинного перетворення таблиці Ексель у PDF, зворотна процедура складніша. Проте її також можна виконати в редакторі - для цього доведеться використовувати один з двох варіантів:

1. Функція «Текст по стовпчиках» в Microsoft Office Excel (також потрібно Acrobat Reader);
2. Онлайн-конвертер;
3. Програма, що скачується, для перетворення.

Як перекласти PDF у Excel за допомогою параметра «Текст по стовпчиках»

Популярний переглядач Adobe надає таку можливість

Цей спосіб не вимагає скачування спеціальних програм або використання онлайн-сервісів - достатньо Acrobat Reader, який є майже на кожному комп'ютері. Для перетворення потрібно:

1. Відкрити PDF у Acrobat Reader;
2. Зберегти як звичайний текст за допомогою «Файл» - «Зберегти іншим» - «Текст» (або «Файл» - «Зберегти як» - «Тип файлу» - «Текстовий файл»);
3. Вкажіть ім'я та директорію збереження, клацніть «Зберегти»;
4. Потім відкрийте текстовий документ і перенесіть файли у новий файл Екселя - вставте у комірку A1;
5. Використовуйте функцію для автоматичного розподілу - «Дані» - «Роботи з даними» - «Текст по стовпчиках»;
6. Відкриється вікно «Майстер текстів», де в розділі «Формат вихідних даних» вам потрібно вибрати «З роздільниками», потім «Далі»;
7. В якості знака-роздільника встановіть пробіл, приберіть інші позначки;
8. Вкажіть будь-який стовпчик у «Зразок розбирання даних», виберіть «Текстовий» у «Формат даних стовпчика»;
9. Повторіть попередні кроки для кожного стовпчика у зразках;
10. Клацніть «Готово», щоб завершити процедуру, - дані з PDF будуть впорядковані в Екселі по стовпчиках.

Послідовність операцій складається з декількох етапів

Як перевести PDF в Excel за допомогою онлайн-сервісів

В інтернеті є багато програм, щоб перетворити XLS на PDF. На відміну від зворотної дії, при такій конвертації скористатися сервісом зазвичай простіше. Зазвичай процедура відбувається наступним чином:

1. Завантажте PDF у систему перетворення (щоб отримати кращий результат, використовуйте файли, в яких збережена структура таблиці);
2. Виберіть потрібний формат і почніть конвертування;
3. Коли процес завершиться, завантажте отриманий документ.

У багатьох програмах є обмеження на обсяг даних або кількість файлів, які пропонують зняти, отримавши платний доступ. Деякі сервіси вимагають ввести поштову адресу, щоб вислати файл на нього. Швидше за все, вам доведеться довести таблицю до бажаного виду, оскільки сервіси рідко справляються з форматуванням - особливо складних документів. Проте вони виконують основну роботу і вимагають всього кілька кліків для запуску конвертації.

Приклад онлайн-сервісу для перетворення

Як перевести PDF до Excel за допомогою програми, що скачується

Є велика кількість конвертерів, які можна завантажити для використання. Зазвичай найефективніші - платні. Їх варто купувати в тому випадку, якщо належить робота з великою кількістю документів. Зазвичай процес відбувається приблизно так:

1. Ви відкриєте потрібний PDF-файл або викликаєте контекстне меню за місцем розташування;
2. Вибираєте функцію перетворення, підсумковий формат, назву та директорію;
3. Виконуєте конвертацію.

Підсумок

PDF-файли мають велику популярність, оскільки можуть бути відкриті на будь-якому комп'ютері. Конвертація XLS у PDF потрібна для того, щоб полегшити запуск на різних пристроях, спростити читання та заборонити редагування та перегляд властивостей комірок таблиці. Зворотне перетворення потрібно для роботи з даними таблиці в інтерфейсі Excel.